Comment l'Olympique Marcquois Rugby a transformé sa gestion des partenaires grâce à MZC Solutions

Du fichier Excel à l’application métier sur-mesure : retour d’expérience.

Lorsqu’on gère un club professionnel comme l’Olympique Marcquois Rugby, la relation avec les partenaires ne se limite pas à la signature d’une convention. Elle implique un suivi commercial, administratif, financier, marketing, mais aussi logistique et opérationnel les jours de match. Le tout, souvent orchestré dans des tableaux Excel dispersés, chacun géré par une équipe différente.

C’est sur cette base que MZC Solutions est intervenu : transformer 4 fichiers isolés (partenaires, conventions, factures, billetterie) en une application de gestion des partenaires unique, fluide, connectée au reste du système d’information du club.

✨ Les objectifs du projet

✅ Centraliser les données partenaires
✅ Supprimer les ressaisies et erreurs
✅ Générer automatiquement les documents (conventions, factures)
✅ Suivre les paiements et les droits de billetterie
✅ Alimenter automatiquement les outils marketing (annuaire WordPress, diffusions, espace VIP…)

🧠 Une base unifiée et relationnelle

Au cœur de la solution, une base de données construite sur Airtable, où chaque entité (partenaire, société, contact, convention, facture) est unique et liée aux autres. On parle ici de Single Source of Truth :

Une seule saisie, utilisée partout
Zéro ressaisie, zéro erreur de version
Une information partagée par toutes les équipes : commercial, administratif, marketing

📅 Des documents générés automatiquement

L’application permet de :

Générer des conventions PDF adaptées à chaque partenaire (catégorie, clauses spécifiques, multi-sociétés…)
Créer un échéancier de factures et produire les documents au bon moment
Suivre les paiements et préparer les exports pour la comptabilité

📈 Une application connectée au reste de l’écosystème

La donnée ne s’arrête pas dans l’application :

Les informations collectées alimentent l’annuaire des partenaires sur WordPress
Elles servent à créer les espaces partenaires sur la billetterie
Elles sont utilisées pour générer des listes de diffusion ciblées

🔢 Des outils pensés pour chaque équipe

L’interface a été conçue avec des vues adaptées pour chaque métier :

Tableaux de suivi pour l’équipe commerciale
Vues opérationnelles pour la billetterie et le VIP
Outils de relance pour l’équipe administrative

Le tout sans formation lourde : la logique est simple, intuitive, utilisable immédiatement.

🛠️ Un écosystème d’outils bien choisis

Pour concevoir cette application métier, MZC Solutions a mobilisé les meilleures briques technologiques no-code, interconnectées autour des usages réels de l’OMR :

Airtable : la base de données centralisée, structurée autour des objets métiers (partenaires, sociétés, contacts, conventions, factures…)
Make.com : le moteur d’automatisation pour générer les documents (PDF, factures), déclencher les envois automatiques, et créer les échéanciers
WordPress (avec ACF) : l’interface publique pour afficher l’annuaire partenaires, mis à jour automatiquement depuis la base
Billetweb : la plateforme billetterie intégrée pour suivre les droits partenaires et générer les accès
Google Workspace : l’environnement SI utilisé par l’OMR (Drive, Sheets, Gmail…) a été pris en compte pour une intégration fluide et respectueuse des usages existants

L’ensemble forme une solution unifiée, simple à maintenir, facilement évolutive, et parfaitement adaptée à une organisation agile comme l’OMR.

🚀 Et demain ?

La solution déjà en place ouvre la porte à de nombreuses extensions :

Signature électronique des conventions
Intégration comptable avec Pennylane
Connexion à un CRM pour la relation long terme

MZC Solutions conçoit chaque projet comme une base solide, pensée pour aujourd’hui et prête pour demain.

🙌 Un partenariat gagnant…

Ce projet avec l’Olympique Marcquois Rugby illustre parfaitement la mission de MZC Solutions :

Réduire la complexité sans perdre la richesse
Créer des outils qui épousent les usages
Rendre les équipes plus autonomes et plus efficaces

🤝Pour replacer l’humain au cœur de la relation

Automatiser, c’est avant tout libérer du temps.
Et ce temps, à l’OMR, il est précieusement réinvesti là où il compte vraiment : dans la relation avec les partenaires.

✅ Moins de ressaisies, de corrections ou de manipulations à la dernière minute
✅ Moins d’allers-retours pour retrouver une info ou un document
✅ Plus de disponibilité pour accueillir, échanger, remercier

Les jours de match comme au quotidien, les équipes peuvent se concentrer sur l’essentiel : valoriser les partenaires, créer du lien et faire rayonner le club.

Parce qu’un bon outil digital, ce n’est pas juste une question de process. C’est un levier pour remettre l’humain au centre.

Vous avez une PME, une équipe débordée, et des fichiers Excel qui se multiplient ?
👉 MZC Solutions vous aide à structurer votre gestion et à gagner en efficacité avec une solution simple, évolutive et sur-mesure.

Je veux simplifier mes outils

Pourquoi digitaliser la gestion des partenaires dans une PME ou une association ?

Parce que multiplier les fichiers Excel ou les outils manuels entraîne rapidement des erreurs, des pertes de temps, et une mauvaise coordination entre équipes. Une application dédiée permet de centraliser les données, d’automatiser les tâches répétitives et d’améliorer la qualité des relations partenaires.

Est-ce qu’une application no-code suffit pour gérer des conventions, des factures et des relances ?

Oui, à condition qu’elle soit bien conçue. Grâce à des outils comme Airtable, Make.com et WordPress, on peut automatiser la génération de documents, les échéanciers, les relances, et même l’intégration à la billetterie ou à un site web.

Combien de temps faut-il pour mettre en place ce type d’outil ?

Cela dépend du contexte, mais chez MZC Solutions, la priorité est d’assembler des briques existantes pour livrer une solution fonctionnelle rapidement — souvent en quelques semaines. L’enjeu n’est pas de développer un outil sur mesure de zéro, mais de co-construire une solution adaptée aux besoins métiers.

Est-ce adapté à une petite équipe ou une organisation non technique ?

Absolument. L’interface est pensée pour être utilisée sans formation complexe. Et le fait de supprimer les ressaisies libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée : la relation client, le sponsoring, ou la communication.

Peut-on connecter cette application à d’autres outils (comptabilité, CRM, etc.) ?

Oui. Contrairement à Excel, c’est même une des forces de ce type d’architecture. On peut facilement connecter la base de données à un outil comptable comme Pennylane, à un CRM, ou à des outils de diffusion marketing. L’objectif est toujours de construire une solution évolutive.

Ce type de solution est-il adapté si je gère des clients et non des partenaires ?

Oui. Même si l’exemple ici concerne la gestion de partenaires d’un club sportif, les enjeux sont exactement les mêmes dans un contexte BtoB : centraliser les informations, suivre les contrats, automatiser la facturation et structurer la relation dans la durée.
L’outil devient alors une véritable application de gestion client sur-mesure, particulièrement utile pour les entreprises qui travaillent par affaires, projets ou devis récurrents.

Peut-on intégrer de l’intelligence artificielle dans ce type de solution ?

Oui, mais il faut d’abord poser les bonnes fondations.
Avant de tirer parti de l’IA, il est indispensable de structurer les données : les centraliser, les fiabiliser, les rendre accessibles et connectées.
C’est exactement ce que permet une base comme Airtable, utilisée ici, et que MZC Solutions sait optimiser.
Par ailleurs, Airtable et Make.com proposent déjà des fonctions IA intégrées (résumés automatiques, rédaction assistée, enrichissement de données…).
Une fois les bons flux en place, ces briques permettent d’augmenter l’efficacité sans complexifier les outils.

MZC Solutions

Comment l’Olympique Marcquois Rugby a transformé sa gestion des partenaires grâce à MZC Solutions